Для пользователей Windows MS Office – нативный must-have, которым многие миллионы пользуются десятки лет. Но Google предлагает облачное решение, доступное прямо в браузере. Сегодня разберемся с рабочей экосистемой Google Workspace: что входит, как пользоваться и когда и кому пригодится.
Во время пандемии люди начали массово использовать онлайн-сервисы для совместной работы и организации рабочих процессов. Причем это коснулось не только бизнеса: на удаленку вышли и школы, и университеты, и госконторы. И если в начале пандемии все судорожно скакали по разным решениям от разных компаний, то уже через год главную роль стала играть “святая троица”: Zoom Meetings, Google Docs и Telegram. И если раньше многие из нас пользовались Google Docs постолько поскольку, то теперь они заменили многим десктопные приложения от Microsoft. Это и понятно: работает в браузере и с почти любого устройства и позволяет легко делиться результатами своей работы. Google дали всему миру удобный инструментарий, предоставляющий эффективные возможности для организации рабочих процессов и совместной работы. В этой статье мы расскажем о преимуществах использования Google Docs и экосистемы Workspace в повседневной работе и том, как его используем мы, как он заменил нам Microsoft Office и улучшил производительность и эффективность команды “Бюро №1”.
Веб-аналог Microsoft Word. Имеет все те же основные функции, что и его десктопный аналог и даже немного больше. Нам очень понравилось то, что в приложение вшиты шрифты Google Fonts — огромную базу бесплатных royalty-free шрифтов от Google, которые можно использовать в любых проектах, в том числе коммерческих. С помощью расширений можно добавить счетчик слов\символов, вставить формы и даже интегрировать ChatGPT в повседневное написание текстов.
Excel в вашем браузере. Формулы, различные типы ячеек и другие, очень нужные бухгалтерам штуки. Мы используем его для учета статистических данных, формирования списка SEO-ключей и других достаточно скучных, но необходимых задач.
Крайне удобная вещь для создания наглядных информационных материалов. Простой веб-интерфейс не следует воспринимать как нечто ограниченное и упрощенное: обилие инструментов, расширений и шаблонов помогут сделать презентацию любого уровня, которую можно будет легко расшарить одной ссылкой вместо громоздких и уходящих постепенно в прошлое PDF-файлов.
Формы — незаменимый инструмент для исследования. От предпочтений ЦА в темах для блога до тестов по курсам — формы позволяют собирать данные любого рода. Простота в освоении и удобный интерфейс дают возможность делать очень интересные вещи, незаменимые для маркетологов, преподавателей и создателей контента.
Ключевое преимущество Google Docs — возможность облачного сохранения и доступ к данным откуда угодно. С документами, таблицами, презентациями и файлами на Google Диске можно работать в реальном времени с любого устройства, подключенного к интернету. Не нужно постоянно сохранять документ, над которым работаешь и не нужно беспокоиться о перебоях с электричеством. Не говоря о том, что флешку с курсовой или контент-планом можно потерять. Вся ваша работа будет сохранятся в облачном хранилище.
Google Docs стал известен своими функциями совместной работы и редактирования в реальном времени. Вы можете пригласить коллег в редактирование документа и видеть изменения, которые они вносят, мгновенно. Это особенно полезно при создании общих отчетов, документов или презентаций. Более того, вы можете оставлять комментарии, задавать вопросы и вносить предложения прямо в документ.
Google Workspace включает в себя очень удобные инструменты для организации задач и планирования. Google Календарь позволяет создавать события, делиться с коллегами и родными, устанавливать напоминания и управлять расписанием. А недавно доведенные до ума Google Задачи (они же Google Tasks) – это простой и базовый, но достаточно продвинутый сервис для создания списка задач. «Бюро №1» использовало и Todoist, и ToDo, и многие другие таск-менеджеры (менеджеры задач). Но в конечном итоге остановились на Asana для командной работы и Google Tasks для личных дел.
Несмотря на всю громоздкость и архаичность, электронная почта остается важным инструментом коммуникации для бизнеса. В Google Workspace интегрирован старый добрый Gmail – мощный почтовый клиент с расширенными возможностями. Он позволяет организовывать письма в удобные папки, присваивать им метки и настраивать автоматизацию, чтобы письма от начальника сразу улетали в папку “Работа”, а рекламные материалы от ненужных подписок в “Спам”. Удобный поиск и возможность создавать задачи из писем также добавляют очков Google Mail.
Несмотря на то, что Zoom уже давно держит лидерство в сфере дистанционной работы, Google не осталась в стороне и представила Google Meet – инструмент для организации видеовстреч и конференций. Приглашать участников можно через электронную почту или ссылки, а сама система учитывает разницу часовых поясов и даже позволяет записывать встречи для дальнейшего использования.
Google Docs обеспечивает высокий уровень безопасности для ваших данных. Сама система безопасности Google вызывает восхищение: ее можно настроить так, что ваш телефон станет ключем для доступа ко всем сервисам Google, а это гарантирует то, что никто кроме вас получить доступ к вашей информации не может. Пользователи могут управлять уровнем доступа к файлам, ограничивать права на редактирование или чтение. Кроме того, система мониторинга позволяет быстро обнаруживать и реагировать на любые потенциальные угрозы, мгновенно информируя пользователя об опасности сразу всеми возможными способами.
Google Workspace и Google Docs в частности — это набор мощных инструментов для организации эффективной работы в команде и не только. От облачного хранилища и совместной работы до управления задачами и организации видеовстреч – этот инструментарий облегчает повседневные задачи и способствует более продуктивной коммуникации с коллегами, и клиентами. Независимо от масштаба вашего бизнеса, Google Workspace поможет вам оптимизировать рабочий процесс и добиваться лучших результатов.